Regulamin Świadczenia Usług

Data ostatniej aktualizacji: 10 lipca 2025

§ 1. Postanowienia ogólne

1.1. Definicje

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług doradztwa biznesowego przez Silent Flame Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Marszałkowskiej 126/134, 00-008 Warszawa, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000987654, NIP: 5213456789, REGON: 147852369 (dalej: „Usługodawca").

W Regulaminie następujące pojęcia oznaczają:

• Usługodawca - Silent Flame Sp. z o.o.
• Klient - podmiot korzystający z usług Usługodawcy
• Usługi - usługi doradztwa biznesowego świadczone przez Usługodawcę
• Umowa - umowa zawarta między Usługodawcą a Klientem
• Strona internetowa - witryna dostępna pod adresem silent-flame.com

1.2. Zakres zastosowania

Niniejszy Regulamin stosuje się do wszystkich usług świadczonych przez Usługodawcę, w tym:

• Optymalizacji procesów biznesowych
• Szkoleń i rozwoju pracowników
• Analityki i strategii biznesowej
• Doradztwa prawno-biznesowego
• Transformacji cyfrowej
• Zarządzania projektami

§ 2. Zawarcie umowy

2.1. Proces składania zamówień

Zamówienie na usługi może być złożone:

• Poprzez formularz kontaktowy na stronie internetowej
• Drogą mailową na adres [email protected]
• Telefonicznie pod numerem +48 22 123 45 67
• Osobiście w siedzibie Usługodawcy

2.2. Oferta i akceptacja

1. Po otrzymaniu zapytania Usługodawca przygotuje indywidualną ofertę w terminie do 5 dni roboczych.
2. Oferta zawiera szczegółowy opis usług, harmonogram realizacji, wynagrodzenie i warunki płatności.
3. Oferta jest ważna przez 30 dni od daty wystawienia, chyba że określono inaczej.
4. Umowa zostaje zawarta z chwilą akceptacji oferty przez Klienta.

2.3. Wymogi formalne

Umowy o wartości przekraczającej 10.000 PLN netto wymagają formy pisemnej lub dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

§ 3. Realizacja usług

3.1. Zasady świadczenia usług

1. Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia usług z należytą starannością, zgodnie z aktualną wiedzą i najlepszymi praktykami branżowymi.
2. Usługi świadczone są w miejscu i czasie określonym w umowie.
3. Usługodawca ma prawo do powierzenia wykonania części usług podwykonawcom przy zachowaniu pełnej odpowiedzialności za ich wykonanie.

3.2. Obowiązki Klienta

Klient zobowiązuje się do:

• Przekazania pełnych i rzetelnych informacji niezbędnych do realizacji usług
• Zapewnienia dostępu do danych, dokumentów i osób niezbędnych do wykonania usług
• Wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za koordynację współpracy
• Terminowego regulowania należności
• Przestrzegania ustaleń dotyczących harmonogramu realizacji

3.3. Zmiany w zakresie usług

1. Zmiany w zakresie usług wymagają pisemnego porozumienia stron.
2. Usługodawca ma prawo do dostosowania wynagrodzenia w przypadku rozszerzenia zakresu usług.
3. Wszelkie dodatkowe prace wykonane na żądanie Klienta będą rozliczane według cennika obowiązującego w dniu ich wykonania.

§ 4. Wynagrodzenie i płatności

4.1. Zasady wynagrodzenia

1. Wynagrodzenie ustala się indywidualnie dla każdego projektu i określa w umowie.
2. Wszystkie kwoty podawane są w złotych polskich (PLN) netto, chyba że określono inaczej.
3. Do wynagrodzenia doliczany jest podatek VAT według stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury.

4.2. Warunki płatności

1. Płatność następuje na podstawie faktury VAT wystawionej przez Usługodawcę.
2. Termin płatności wynosi 14 dni od daty wystawienia faktury, chyba że umowa stanowi inaczej.
3. W przypadku projektów długoterminowych możliwe są płatności etapowe zgodnie z harmonogramem określonym w umowie.
4. Za opóźnienie w płatności Klient zobowiązany jest do zapłaty odsetek ustawowych.

4.3. Przedpłaty

Usługodawca może żądać przedpłaty w wysokości do 50% wynagrodzenia, szczególnie w przypadku:

• Pierwszej współpracy z Klientem
• Projektów wymagających znacznych nakładów początkowych
• Projektów realizowanych dla klientów zagranicznych

§ 5. Prawa autorskie i poufność

5.1. Prawa do utworów

1. Majątkowe prawa autorskie do utworów powstałych w toku realizacji usług przechodzą na Klienta z chwilą zapłaty pełnego wynagrodzenia.
2. Usługodawca zachowuje prawo do wykorzystania wypracowanych rozwiązań w swojej działalności, bez ujawniania informacji poufnych Klienta.
3. Klient nabywa licencję niewyłączną na wykorzystanie metodologii i narzędzi Usługodawcy w zakresie niezbędnym do korzystania z usług.

5.2. Poufność

1. Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji poufnych uzyskanych w toku współpracy.
2. Obowiązek zachowania poufności obowiązuje przez okres 5 lat od zakończenia współpracy.
3. Usługodawca może ujawnić informacje poufne tylko za pisemną zgodą Klienta lub na podstawie przepisów prawa.

§ 6. Odpowiedzialność

6.1. Ograniczenia odpowiedzialności

1. Odpowiedzialność Usługodawcy za szkody wyrządzone niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem usług ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia należnego za konkretny projekt.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z nieprzekazania przez Klienta kompletnych lub rzetelnych informacji.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki nieprzestrzegania przez Klienta udzielonych rekomendacji.

6.2. Wyłączenia odpowiedzialności

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• Szkody pośrednie, w tym utratę zysków
• Szkody wynikające z działania siły wyższej
• Szkody spowodowane działaniem osób trzecich
• Szkody wynikające z błędów w systemach informatycznych Klienta

§ 7. Reklamacje i rozwiązywanie sporów

7.1. Procedura reklamacyjna

1. Reklamacje dotyczące jakości usług należy zgłaszać niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od wykonania usługi.
2. Reklamacja powinna zawierać szczegółowy opis zastrzeżeń oraz oczekiwanego sposobu ich rozpatrzenia.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych od jej otrzymania.
4. W uzasadnionych przypadkach Usługodawca może poprawić usługę lub obniżyć wynagrodzenie.

7.2. Rozwiązywanie sporów

1. Strony zobowiązują się do rozwiązywania sporów polubownie.
2. W przypadku braku porozumienia, spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
3. Do umów stosuje się prawo polskie.

§ 8. Rozwiązanie umowy

8.1. Wypowiedzenie umowy

1. Umowa zawarta na czas określony wygasa z upływem tego czasu.
2. Umowa zawarta na czas nieokreślony może być wypowiedziana przez każdą ze stron z 30-dniowym wypowiedzeniem.
3. Wypowiedzenie powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

8.2. Rozwiązanie bez wypowiedzenia

Umowa może być rozwiązana bez wypowiedzenia w przypadku:

• Istotnego naruszenia postanowień umowy przez którąkolwiek ze stron
• Opóźnienia w płatności przekraczającego 30 dni
• Ogłoszenia upadłości lub likwidacji jednej ze stron
• Naruszenia obowiązków poufności

8.3. Skutki rozwiązania

1. W przypadku rozwiązania umowy Klient zobowiązany jest do zapłaty za usługi wykonane do dnia rozwiązania.
2. Usługodawca przekaże Klientowi wszystkie materiały i dokumenty przygotowane do dnia rozwiązania umowy.
3. Obowiązki dotyczące poufności pozostają w mocy pomimo rozwiązania umowy.

§ 9. Ochrona danych osobowych

9.1. Zasady przetwarzania

1. Usługodawca przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem RODO i przepisami krajowymi.
2. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych zawiera Polityka Prywatności dostępna na stronie internetowej.
3. Klient ma prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.

§ 10. Postanowienia końcowe

10.1. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu.
2. O zmianach Klienci zostaną poinformowani co najmniej 30 dni przed wejściem w życie nowych postanowień.
3. Zmiary nie dotyczą umów już zawartych, chyba że Klient wyrazi zgodę na ich zastosowanie.

10.2. Przepisy przejściowe

1. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 10 lipca 2025 roku.
2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

10.3. Klauzula rozdzielności

W przypadku uznania któregokolwiek z postanowień Regulaminu za nieważne lub nieskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują pełną moc prawną.

§ 11. Kontakt

We wszystkich sprawach związanych z Regulaminem można kontaktować się z Usługodawcą:

• Adres: ul. Marszałkowska 126/134, 00-008 Warszawa
• Telefon: +48 22 123 45 67
• Email: [email protected]
• Godziny pracy: poniedziałek-piątek 9:00-17:00